Cabinets dentaires et orthodontie
Secrétaire IA cabinet dentaire : chaque appel noté, votre équipe rappelle
Quand votre accueil est occupé au fauteuil, au comptoir ou en stérilisation, la secrétaire IA cabinet dentaire de CliniCall décroche les appels entrants à sa place. Elle se présente comme l’accueil du cabinet. Le patient lui donne son nom, sa date de naissance et ce qui l’amène, puis elle transmet une demande de rappel à votre équipe. Dans la suite de cette page, nous l’appelons simplement l’assistant.
Les demandes au cabinet dentaire varient. Elles concernent un détartrage, une couronne tombée, un appareil orthodontique ou un devis d’implant. L’assistant ne tranche aucun de ces cas sur le plan clinique. Il recueille les éléments utiles, applique les règles d’urgence que vous avez fixées et laisse la décision au chirurgien-dentiste.
Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service ; nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. Cette page passe en revue les motifs d’appel d’un cabinet dentaire et ce que devient une demande de rendez-vous. Elle décrit aussi les urgences et les règles applicables en France et au Luxembourg, complétant la page des spécialités. Pour préparer les consignes du cabinet, consultez le fonctionnement de CliniCall.
Aucun logiciel de rendez-vous de cette spécialité n’est encore connecté : la secrétaire IA prend la demande de rendez-vous et votre équipe rappelle le patient pour la confirmer.
- Secrétariat: Bonjour, cabinet dentaire, que puis-je faire pour vous ?
- Patient: Bonjour, c’est Hugo. Ma couronne vient de se décoller en mangeant, je l’ai gardée.
- Secrétariat: Je note. Avez-vous une douleur forte, un saignement ou une difficulté à ouvrir la bouche ?
- Patient: Non, ça ne fait pas mal, c’est juste gênant.
- Secrétariat: Je ne peux pas vous donner d’avis médical. Je transmets votre demande à l’équipe, avec la couronne descellée comme motif, et elle vous rappelle pour vous proposer un rendez-vous.
- Patient: Très bien, merci.
- Secrétariat: Le numéro depuis lequel vous appelez est-il le bon pour vous rappeler ?
- Patient: Oui, c’est mon portable.
Demande de rappel transmise à l’équipe
Vos appels, en pratique
Un standard téléphonique IA dentiste n’a d’intérêt que s’il connaît les motifs d’appel du cabinet un par un, avec ce que votre équipe attend pour chacun. Voici ceux que l’assistant rencontre dans un cabinet dentaire, et ce qu’il en fait.
Les demandes de rendez-vous pour une consultation ou un contrôle reviennent tout au long de la journée. L’assistant demande s’il s’agit d’un nouveau patient, quel praticien il consulte d’habitude et quels jours lui conviennent. La demande part ensuite vers votre équipe avec ces éléments, prête pour le rappel.
Quand un patient appelle pour déplacer, annuler ou confirmer un rendez-vous, l’assistant note la demande sans toucher à l’agenda. Il ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Le patient sait qu’on le rappelle, et le créneau libéré reste entre vos mains.
Organiser la suite d’un traitement en plusieurs séances, ou un contrôle orthodontique, suppose de connaître le plan de soins que seul le cabinet détient. L’assistant note la séance attendue telle que le patient la décrit, le nom du praticien et les contraintes horaires de la famille. Votre équipe rappelle avec le plan de traitement ouvert devant elle.
Les questions sur un devis, les honoraires ou le remboursement touchent au plan de traitement et à la situation de chaque patient. L’assistant ne cite aucun montant et ne promet aucune prise en charge. Il note la question telle qu’elle est posée, pour que la personne qui suit le dossier rappelle avec la bonne réponse.
Une dent cassée, une couronne descellée ou un appareil endommagé appellent quelques questions avant toute suite. L’assistant pose celles que vous avez inscrites dans vos règles : douleur, saignement, gêne pour fermer la bouche, choc récent. Il suit ensuite la conduite prévue pour chaque réponse, décrite dans la section sur les urgences.
Après une extraction ou la pose d’un implant, un patient qui rappelle pour une douleur ou un saignement attend une réponse rapide. L’assistant ne donne aucun conseil médical : il ne propose ni antalgique, ni compresse, ni délai d’attente. Il transfère l’appel si l’accueil est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée. Sinon, la demande de rappel qu’il enregistre mentionne le soin récent et les symptômes décrits.
Un nouveau patient appelle souvent sans savoir ce qu’il doit préparer ni si le cabinet accepte de nouvelles personnes. L’assistant répond selon la consigne que vous lui avez donnée, qu’elle soit ouverte, restreinte ou suspendue pour un temps. S’il faut une décision au cas par cas, il note les coordonnées et le motif, et votre équipe tranche en rappelant.
Restent les questions pratiques : horaires, accès au cabinet, stationnement, ascenseur, documents à apporter pour une première consultation. L’assistant y répond à partir des informations validées avec vous à la mise en place, sans rien inventer. Si une information lui manque, il le dit et note la question pour votre équipe.
Hors urgence, chaque appel se termine de la même façon pour le patient : il sait ce qui va se passer et qui le rappellera. Pour votre équipe, le motif, les coordonnées et la demande sont regroupés dans le tableau de bord, prêts à traiter entre deux patients. Le guide sur les appels manqués au cabinet dentaire décrit ce que coûtent ces appels quand personne ne décroche. Le calculateur d’appels manqués chiffre ce qu’ils représentent pour votre propre cabinet, à partir de vos chiffres ; il figure parmi les outils d’accueil téléphonique.
- Prendre rendez-vous pour une consultation ou un contrôle
- Déplacer, annuler ou confirmer un rendez-vous
- Signaler une douleur dentaire ou demander un rendez-vous urgent
- Organiser la suite des soins ou un contrôle orthodontique
- Demander des précisions sur un devis, les honoraires ou le remboursement
- Signaler une dent cassée, une couronne descellée ou un appareil endommagé
- Signaler une douleur ou un saignement après un soin
- Demander les horaires, les modalités d'accès ou les documents à apporter
Ce que CliniCall prend en charge, et ce qu’il vous laisse
Pour une demande de rendez-vous, l’assistant recueille ce dont votre équipe a besoin pour rappeler : nom, date de naissance, motif, praticien habituel et créneaux possibles. Votre équipe reçoit la demande et rappelle le patient pour fixer l’heure avec lui. Au cabinet dentaire, un rendez-vous vous parvient donc comme une demande de rappel, jamais comme une entrée déjà inscrite dans l’agenda.
Ce fonctionnement laisse la main à celles et ceux qui connaissent l’agenda. Une première consultation, un détartrage et une séance d’endodontie n’occupent pas le fauteuil de la même façon, et votre assistante dentaire sait où placer chacun. Une secrétaire IA dentiste prépare ce travail de rappel ; elle ne le remplace pas.
Dans le tableau de bord, chaque demande de rappel affiche les coordonnées du patient et ce qui motive son appel. Votre équipe traite ces demandes dans l’ordre qui convient au cabinet, entre deux soins ou en fin de matinée. Le patient, lui, a raccroché en sachant qu’on le rappelle.
CliniCall vous laisse tout ce qui relève du jugement clinique et de l’agenda : le diagnostic, le plan de traitement, les devis, le choix du créneau, les changements et les annulations. Le dossier du patient reste fermé à l’assistant, qui ne lit pas non plus votre logiciel de gestion. Il prend l’appel, pose les bonnes questions et transmet.
Quand l’accueil est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée, l’assistant transfère vers l’accueil l’appel qu’un membre de l’équipe doit prendre tout de suite. Faute de l’une ou de l’autre, l’appel devient une demande de rappel. Pour décider quand l’accueil décroche lui-même, voyez notre guide pour arbitrer entre transfert d’appel et rappel.
Le prix figure dans un devis écrit, que nous établissons après un appel de 30 minutes qui passe en revue vos motifs d’appel et vos règles d’urgence. La page des tarifs explique cette démarche. L’équipe qui met l’assistant en service et répond ensuite à vos questions travaille en français, depuis le Luxembourg.
Si vous hésitez entre un assistant et un service humain à distance, notre comparatif secrétaire IA ou télésecrétariat médical met les deux côte à côte. Il compare la façon dont chacun reçoit l’appel, note la demande et la transmet à votre équipe.
Pris en charge par CliniCall
- La demande de rendez-vous et les horaires souhaités
- Les questions sur le cabinet, à partir des informations que vous avez validées
- Le nom, la date de naissance et le motif de l’appel
- Le transfert à l’accueil quand il est tenu, sinon une demande de rappel résumée
Reste à votre équipe
- Tout conseil médical
- La décision sur une urgence : CliniCall applique vos règles
- Le report ou l’annulation d’un rendez-vous : CliniCall prend la demande, votre équipe confirme
- La confirmation du rendez-vous demandé
Deux autres appels
- Patient: Bonjour, je voudrais changer le contrôle d’appareil de mon fils, il a un match mercredi après-midi.
- Secrétariat: Je ne modifie pas les rendez-vous moi-même. Je note votre demande, et l’équipe vous rappelle pour vous proposer un autre créneau.
- Patient: Je parle à une vraie personne ?
- Secrétariat: Je suis la réceptionniste virtuelle du cabinet. Votre demande arrive à l’équipe, qui s’occupe des changements de rendez-vous.
- Patient: D’accord. Plutôt en fin de journée, s’il vous plaît.
- Secrétariat: C’est noté : un autre créneau en fin de journée, au nom de votre fils. Le cabinet vous rappelle.
Demande de rappel transmise à l’équipe
- Patient: Bonjour, j’ai reçu un devis pour un implant et je ne comprends pas une ligne.
- Secrétariat: Je ne peux pas vous renseigner sur les montants ni sur le remboursement. L’accueil est ouvert et une ligne de transfert est configurée : je vous transfère vers l’équipe.
- Patient: Merci, c’est parfait.
- Secrétariat: Je vous mets en relation, ne quittez pas.
Transféré à l’équipe
Au téléphone chez Hubert Vision depuis mai 2026
- appels traités
- 751
- appelants différents
- 469
- durée médiane d’un appel
- 1 min 54 s
- appels en septembre 2026
- 173
Hubert Vision, ophtalmologie, Luxembourg et Belgique · données de production du 31 mai 2026 au 1 octobre 2026 · Lire l’étude de cas Hubert Vision
Les cas urgents
L’assistant ne donne aucun conseil médical et applique vos règles d’urgence : il ne décide pas lui-même si une douleur peut attendre. Nous les rédigeons ensemble à la mise en place, à partir des repères publics de l’Assurance Maladie. Il pose les questions prévues, puis suit la conduite que vous avez fixée pour chaque réponse.
En France, l’Assurance Maladie (ameli.fr) demande d’orienter immédiatement vers le SAMU au 15 ou le 112 en cas de difficulté à respirer ou à avaler. Un appel au cabinet ne doit pas retarder ces patients. L’assistant donne cette orientation sans délai, avant toute prise de coordonnées.
Après un choc violent à la tête avec traumatisme dentaire, perte de connaissance ou vomissements, l’Assurance Maladie (ameli.fr) recommande d’orienter sans tarder vers le 15 ou le 112. Un parent qui appelle pour la dent de son enfant tombé à vélo ne parle pas forcément de la chute. Vos règles peuvent prévoir que l’assistant pose la question.
Une dent expulsée, fracturée ou déplacée après un traumatisme nécessite une consultation dentaire en urgence, selon l’Assurance Maladie. L’assistant note l’heure de l’accident et ce qui s’est passé, sans donner de consigne de soins. Il transfère vers l’accueil quand il est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée ; sinon, il prend une demande de rappel dont le motif mentionne le traumatisme.
Une douleur dentaire insupportable ou une difficulté à ouvrir la bouche nécessite de voir le chirurgien-dentiste dans la journée, rappelle l’Assurance Maladie. Chaque cabinet décide comment il répond à ces appels : un créneau gardé libre, un rappel par le praticien, une orientation vers un confrère. L’assistant applique la voie choisie et n’en invente pas d’autre.
Le soir, le week-end ou pendant vos congés, vos règles indiquent vers qui l’assistant oriente le patient, par exemple le service de garde de votre département. Il ne promet pas de rappel le jour même si personne n’est là pour le faire. Le patient raccroche avec une indication claire plutôt qu’avec une messagerie pleine.
Ces règles se relisent quand votre organisation change : arrivée d’un collaborateur, nouveaux horaires, période de garde. Le guide consacré au tri des urgences dentaires par téléphone propose des questions de tri à reprendre dans les vôtres.
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France : en cas de difficulté à respirer ou à avaler, orienter immédiatement vers le SAMU au 15 ou le 112.
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France : après un choc violent à la tête avec traumatisme dentaire, perte de connaissance ou vomissements, orienter sans tarder vers le 15 ou le 112.
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France : une dent expulsée, fracturée ou déplacée après un traumatisme nécessite une consultation dentaire en urgence.
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France : une douleur dentaire insupportable ou une difficulté à ouvrir la bouche nécessite une consultation chez le chirurgien-dentiste dans la journée.
Les règles qui s’appliquent
Selon l’Ordre national des chirurgiens-dentistes, le secret médical s’applique dès l’accueil. Les éléments du dossier sont réservés au patient ou à une personne légalement habilitée, une fois son identité et son droit d’accès vérifiés. L’assistant ne consulte pas le dossier et n’en communique rien. Un proche qui demande le résultat d’une radio obtient une demande de rappel, et votre équipe décide à qui répondre.
L’Ordre des chirurgiens-dentistes rappelle dans sa lettre d’information que les données de santé recueillies à l’accueil sont sensibles et soumises au RGPD. Leur traitement relève du praticien et doit figurer dans son registre des traitements. Le motif d’appel que note l’assistant entre dans ce cadre. Le guide RGPD sur l’assistant vocal au cabinet aide à rédiger la ligne correspondante de votre registre.
Le ministère de la Santé (sante.gouv.fr) rappelle que l’accueil ne doit pas établir de diagnostic ni proposer de traitement de sa propre initiative ; les demandes cliniques doivent être transmises au chirurgien-dentiste. L’assistant suit ce principe à chaque appel. Quand une patiente demande si sa gencive qui saigne est grave, il transmet la question au praticien, sans rassurer ni alarmer.
Ce que l’assistant dit au nom du cabinet relève des règles déontologiques de communication de l’Ordre des chirurgiens-dentistes ; leur assouplissement ne supprime pas leur encadrement. Vous validez donc le message d’accueil et la présentation des soins avant la mise en service. L’assistant ne vante aucun soin et ne compare pas votre cabinet à un autre ; les modèles de message de répondeur pour cabinet médical aident à poser une formule sobre.
Au Luxembourg, la CNS demande de vérifier les conditions applicables avant de promettre une prise en charge. Les actes APCM nécessitent une autorisation préalable ; les dépassements DSD exigent un devis détaillé accepté par le patient. L’assistant ne se prononce donc sur aucun remboursement et note la question pour votre équipe. Les cabinets de la capitale trouveront leurs repères locaux sur la page des dentistes à Luxembourg.
En Allemagne, la Bundeszahnärztekammer réserve au dentiste le diagnostic, la planification thérapeutique et les décisions de traitement ; la délégation à une assistante qualifiée n’autorise pas l’accueil à prendre ces décisions. La règle rejoint celle qui s’applique en France : l’accueil recueille, le praticien décide. L’assistant est réglé sur cette répartition, quel que soit le pays du cabinet.
Enfin, l’assistant répond comme l’accueil du cabinet et, si un patient le demande, dit qu’il est la réceptionniste virtuelle du cabinet. Il ne laisse jamais croire qu’un humain répond. La page sécurité décrit la façon dont CliniCall protège les appels et les données qu’ils contiennent.
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France : préserver le secret médical ; ne transmettre les éléments du dossier qu'au patient ou à une personne légalement habilitée, après vérification de son identité et de son droit d'accès.
Ordre national des chirurgiens-dentistes — Quel accès au dossier médical ?
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France : les données de santé recueillies à l'accueil sont des données sensibles soumises au RGPD ; leur traitement relève de la responsabilité du praticien et doit figurer dans son registre des traitements.
Ordre national des chirurgiens-dentistes — La Lettre 168, dossier données personnelles
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France : l'accueil ne doit pas établir de diagnostic ni proposer de traitement de sa propre initiative ; les demandes cliniques doivent être transmises au chirurgien-dentiste.
Ministère de la Santé — Pratiques de soins non conventionnelles et exercice illégal
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France : les informations professionnelles communiquées au nom du cabinet doivent respecter les règles déontologiques de communication ; l'assouplissement de ces règles ne supprime pas leur encadrement.
Ordre national des chirurgiens-dentistes — Communication professionnelle
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Luxembourg : ne pas promettre une prise en charge CNS sans vérifier les conditions applicables ; les actes APCM nécessitent une autorisation préalable et les dépassements DSD un devis détaillé accepté par le patient.
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Allemagne : le diagnostic, la planification thérapeutique et les décisions de traitement sont réservés au dentiste ; les possibilités de délégation à une assistante qualifiée n'autorisent pas l'accueil à prendre ces décisions.
Bundeszahnärztekammer — Delegationsrahmen für Zahnmedizinische Fachangestellte
Ce que les appels sans réponse peuvent coûter à votre cabinet
Le calculateur s’ouvre sur des valeurs de départ sourcées ; remplacez-les par vos propres chiffres. Le résultat est une estimation approximative, pas une promesse.
Questions fréquentes
La secrétaire IA inscrit-elle les rendez-vous dans l’agenda du cabinet dentaire ?
Non. L’assistant prend la demande avec le motif, les coordonnées du patient et les créneaux qui lui conviennent, puis votre équipe rappelle le patient pour fixer l’heure. Les rendez-vous vous arrivent comme des demandes de rappel dans le tableau de bord, pas comme des entrées dans l’agenda.
L’assistant peut-il déplacer ou annuler un rendez-vous ?
Non. Il ne déplace ni n’annule jamais un rendez-vous lui-même : votre équipe confirme. Il note la demande du patient et le rendez-vous concerné tel que le patient le décrit, pour que le rappel se fasse avec les bons éléments.
Que fait l’assistant quand un patient appelle pour une dent cassée ou une douleur forte ?
Il applique les règles d’urgence que vous avez fixées et ne donne aucun conseil médical. Il pose les questions prévues, oriente vers le 15 ou le 112 dans les situations que l’Assurance Maladie (ameli.fr) désigne, et sinon transmet l’appel selon vos consignes. Le transfert vers l’accueil n’a lieu que si l’accueil est ouvert et qu’une ligne de transfert est configurée.
Les patients savent-ils qu’ils parlent à une secrétaire IA ?
Oui, dès qu’ils le demandent. L’assistant répond comme l’accueil du cabinet et, si un patient pose la question, il dit qu’il est la réceptionniste virtuelle du cabinet. Il ne prétend jamais être une personne.
L’assistant répond-il aux questions sur un devis ou un remboursement ?
Non, il ne cite aucun montant et ne promet aucune prise en charge. Il note la question telle que le patient la pose, et la personne qui suit le dossier rappelle. Au Luxembourg comme en France, la réponse dépend de conditions que seul le cabinet peut vérifier.
Dans quelles langues l’assistant répond-il aux patients ?
Le français et l’anglais sont vérifiés sur des lignes déjà en service. Nous validons toute autre langue sur votre ligne avant la mise en service. L’assistant détecte la langue de l’appelant dès le début de l’appel.
Combien coûte une secrétaire IA pour un cabinet dentaire ?
Le prix est fixé dans un devis écrit, après un appel de 30 minutes consacré à vos motifs d’appel et à vos règles d’urgence. La page des tarifs décrit cette démarche. Il n’y a pas de formule sans engagement.
Voyez-le répondre à un appel pour votre cabinet
Une démo de 30 minutes en visio. Nous vous montrons l’assistant en direct et examinons comment il s’intégrerait à votre cabinet, votre logiciel et vos règles.
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